Die Beratungsleistung muss von der Beraterin/dem Berater in einem schriftlichen, individuellen Beratungsbericht niedergelegt werden und der Unternehmerin bzw. dem Unternehmer ausgehändigt werden. Er dient dem beratenen Unternehmen als Arbeitsgrundlage. Außerdem kann die Bewilligungsbehörde, die über den Förderantrag entscheidet, nur anhand des Beratungsberichts beurteilen, inwieweit die jeweilige Beratung den wirtschaftspolitischen Zielsetzung des Förderprogramms und den Mindestanforderungen der Richtlinien entspricht.

Die Richtlinien stellen keine Anforderungen an den Textumfang des Beratungsberichts. Der Bericht muss einen individuellen Bezug unter Berücksichtigung des Beratungsauftrags zum beratenen Unternehmen enthalten. Neben der Analyse ist die Dokumentation von konkreten Handlungsempfehlungen und entsprechende, detaillierte Anleitungen zu deren Umsetzung in die betriebliche Praxis ausschlaggebend für die Förderfähigkeit.

Die Richtlinien stellen keine Anforderungen an den Textumfang des Beratungsberichts.

Vielmehr genügt es, wenn im Beratungsbericht

• kurz und präzise der Beratungsgegenstand umrissen,
• die Situation des beratenen Unternehmens im Rahmen des Beratungsauftrages analysiert,
• die im einzelnen ermittelten Schwachstellen und ihre Ursachen aufgezeigt und
• entsprechende betriebsindividuelle Handlungsempfehlungen mit Anleitungen zu ihrer Umsetzung in die Betriebspraxis gegeben werden.

Es muss eine ausreichende Übereinstimmung zwischen Beratungsauftrag und Beratungsbericht bestehen.

Der Bericht sollte daher zunächst den Auftrag benennen und Angaben zur Auftragsdurchführung enthalten sowie bezogen auf den erteilten Beratungsauftrag die Ist-Situation des Unternehmens und die einzelnen Schwachstellen dokumentieren. Dies bedeutet, die Ursachen darzustellen, die für die Inanspruchnahme der Beratung ausschlaggebend waren.

Entscheidend für eine erfolgreiche Förderung sind die hierauf aufbauenden Handlungsempfehlungen und detaillierten Anleitungen, die dokumentieren, wie diese Vorschläge in die betriebliche Praxis umzusetzen sind.

Die Entwicklung konkreter Verbesserungsvorschläge ist eine der fundamentalen Bewilligungsvoraussetzungen. Das beratene Unternehmen benötigt überzeugende, betriebsbezogene und vor allem realisierbare Verbesserungsvorschläge zur Lösung seiner Probleme. Allgemeine Ratschläge wie „Entwicklung von Abrechnungssystemen zum Zwecke der Umsatzsteigerung und Kostenreduzierung“, „Werbung ist zu verstärken“, „Setzen von Produktprioritäten“, „Straffere Organisation der Produktion“ können nicht als konkrete Verbesserungsvorschläge gelten. Vielmehr müssen die Verbesserungsvorschläge im einzelnen, auf die konkreten Verhältnisse des beratenen Unternehmens bezogen, erläutert werden.

Verbesserungsvorschläge müssen mithin konkrete Aussagen enthalten, was vom Unternehmen zur Lösung seiner Probleme nachvollziehbar nach den Feststellungen, Bewertungen und Überlegungen des Beraters zu tun ist. Sie müssen auf die finanziellen, personellen und organisatorischen Möglichkeiten des beratenen Unternehmens ausgerichtet sein und von dem Unternehmen selbst in die betriebliche Praxis umgesetzt werden können. Soweit sich verschiedene Lösungsmöglichkeiten ergeben, muss sich der Berater mit ihren Vor- und Nachteilen befassen und begründen, welcher Alternative der Vorzug zu geben ist.

Kein Beratungsbericht im Sinne der Richtlinien sind bloße Beschreibungen erbrachter Leistungen (sog. Tätigkeitsnachweis).

Ebenso wenig genügen reine Projektbeschreibungen oder Beratungsberichte in Form von Skizzen, lehrbuchartige Ausführungen oder die aus vorgefertigten Bestandteilen und gleichlautenden Passagen bestehen, die in vielen Berichten des Beraters ständige wiederkehrend auftauchen.

Die Verwendung von Vordrucken, Mustern und festen Textbestandteilen ist nur dann akzeptabel, wenn sie ausreichend im individuellen Text erläutert und auf das konkret beratene Unternehmen bezogen werden.

Auch der Hinweis, es sei alles mündlich ausreichend besprochen worden, entspricht nicht den Berichtsanforderungen.

Der Beratungsbericht ist nach Ende der Beratung unmittelbar dem beratenen Unternehmen auszuhändigen.